Мэргэжлийн и-мэйл (E-mail) бичих 8 зөвлөмж

1.Subject хэсэгт зорилго бичнэ. Та хэн рүү ч е-эмэйл бичиж байсан subject хэсгийг хэрхэвч хоосон орхиж болохгүй (энэ хэсэгт ‘асуулт’ эсвэл ‘чухал зурвас’ бичнэ). Дөрвөөс найман үгэнд багтааж гол санаагаа тодорхой бичээрэй.

2.Ардаас урагш гэсэн дараалалтай е-мэйл бичнэ. Таны хамгийн чухал өгүүлбэр тань эхэнд байх хэрэгтэй. Түүний дараа тухайн өгүүлбэрийг бататгасан эсвэл тайлбарласан өгүүлбэрүүд бичнэ.

3.Орчинг хамруулах.‘Энэ бол өнгөрсөн хурлаар бидний хэлэлцсэн тайлан’ эсвэл ‘Өнгөрөгч даваа гаригийн уулзалтандхэлэлцсэн зүйлийг үргэлжүүлэхээр холбоо барьж байна’ гэх мэтээр тухайн е-мэйлийг бичих болсон хам шалтгааныг бичих хээргтэй. Үүнийгээ хэдхэн өгүүлбэрт багтаан бичихэд хангалттай.

4.Мөр хоорондын зай авах. Ямар ч зохион байгуулалтгүй буюу дэд хэсэг болгон хуваагаагүй, үргэлжилсэн урт зурвас хүлээж авах шиг онцгүй зүйл байхгүй.

5.Нэг л фонт хэрэглэх. Е-мэйл бичихдээ нэгээс олон фонт хэрэглэж болохгүй. Заримдаа хүмүүс өөр сайтуудаас мэдээлэл хуулж тавьдаг. Ингэхэд өөр өөр фонттой болдог тул сайтар анхаарах хэрэгтэй.

6.Зайлшгүй хэрэгтэй үед тодруулж, доогуур зураас оруулна. Таны е-мэйл нэгээс олон тооны чухал асуудал, асуултыг хамруулсан бол тэдгээр зурвасыг тодруулж эсвэл доогуур нь зураас оруулж болно. Харин хэтрүүлж болохгүй. Өөрөө хэлбэл таны е-мэйл тэр чигтээ тодруулсан, доогуур зураастай, налуу буюу italic байж болохгүй.

7.Бүх зүйлийг дахин хянах. Үг үсгийн алдаа, дүрмийн алдааг дахин нягтлах ёстойг бүгд мэднэ. Үүнээс гадна гарчиг, он сар өдөр, эцсийн хугацаа, нэрсийг зөв бичсэн эсэхийг сайтар нягтлах хэрэгтэй.

8.Шаардлагатай бол BCC хэрэглэх. Хэлэлцээрийн нэгэн хэсэг байхаа больсон хүнийг BCC хэсэгт оруулж болно. Ингэхдээ тухайн хүнд урьдчилан хэлэх нь зөв байдаг. CC бол таны илгээсэн е-мэйл, материалыг тэр чигт нь хуулж илгээнэ. Ингэхдээ таныг өөр хэн хэн рүү тухайн мэйлийг явуулсан нь хүлээн авагчид харагддаг онцлогтой.

By news.mn